Premier cas de figure : La demande d’admission peut être déposée par les familles, les représentants légaux ou les établissements médico-sociaux, via la MDPH (Maison Départementale des Personnes Handicapées), qui délivre une notification d’orientation. Cette demande est ensuite enregistrée sur la plateforme Via Trajectoire.

Deuxième cas possible : La famille ou le représentant légal peut également contacter directement l’établissement (FAS ou FAM) afin d’obtenir un dossier de préadmission.

Puis, l’établissement reçoit et analyse les dossiers transmis, en évaluant la cohérence entre les besoins d’accompagnement de la personne et les prestations proposées. Un premier contact est établi avec la famille et/ou le représentant légal

Les documents à fournir à ce stade sont :

• La notification MDPH,
• Une grille d’autonomie (type AIPAHM),
• Des éléments éducatifs ou un projet personnalisé antérieur,
• Le dossier médical (émanant du médecin traitant et du psychiatre).

À l’issue de cette phase, un rapport d’évaluation est présenté à la Commission d’admission, composée notamment de la direction, des chefs de service et du médecin psychiatre.

La Commission rend un avis :

• Admissibilité du dossier, permettant de passer à l’étape suivante d’immersion,
• Ou non-admissibilité, si les besoins de la personne ne correspondent pas aux prestations proposées par l’établissement. Dans ce cas, un retour motivé est adressé à la famille et/ou au représentant légal.

Une période de découverte est organisée au sein de l’établissement, permettant d’évaluer l’adaptation de la personne à son nouvel environnement, aux modalités d’accompagnement et à la vie collective.

Cette période est suivie par une équipe pluridisciplinaire. À son terme, un bilan d’immersion est réalisé. Il détermine :

• L’inscription sur liste d’attente en vue d’une admission,
• Ou une non-inscription, avec un retour motivé adressé au représentant légal.

En cas d’admission, un partenariat formel est établi entre le résident (ou son représentant légal) et l’établissement. Cela comprend :

• Le dépôt de la demande de prise en charge par l’aide sociale auprès de la mairie du domicile (dans un délai de deux mois),
• La transmission des documents à la Collectivité européenne d’Alsace (CeA) et à la paierie départementale,
• La finalisation du dossier administratif, social et médical,
• L’enregistrement sur la plateforme Via Trajectoire.

Enfin, un contrat de séjour est signé, officialisant l’admission dans le respect des dispositions de la loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale.